Ich wurde schon mal des Öfteren gefragt wie ich denn meine Kontakte, Kalender, Passwörter, EMails usw. verwalte.
Persönlich möchte ich diese Datenschätze nicht oder nur möglichst wenig der “Cloud” überantworten und mache daher vieles selbst. Das Setup bzw. das Konzept hat eine jahrelange Entwicklung und eine Menge Veränderungen hinter sich. Zu einigen Teilbereichen sind auch schon vereinzelte Blogartikel entstanden.

Ein Gespräch letztens auf Mastodon hat mich dazu veranlasst, dies mal aufzuschreiben und hier zu veröffentlichen. Wer mag, kann sich aus diesem Text Ideen holen und für seine Situation anpassen.

TL&DR;

• Nextcloud selfhostet auf eigener Hardware im Homelab
• Passwort-Safes KeePass, KeePassXC, Bitwarden, Vaultwarden
• Backup mit restic und resticprofile verschlüsselt mit Deduplizierung auf S3-Storage und externen Festplatten

Jetzt die Langfassung: Wie sieht mein Setup aus?

Die Details

Angefangen habe ich mit Owncloud auf einem BananaPi. Vor einigen Jahren bin dann zu Nextcloud gewechselt. Aktuell läuft die Installation auf meinem Heim-NAS von QNAP in einer virtuellen Maschine wo ein Debian drauf läuft.
Aus-Gründen^(tm) waren und sind die Installationen nie von außen erreichbar.

Nextcloud

In der Nextcloud nutze ich überwiegend folgende Funkionen:

• Verwaltung von
  • Kalendern
  • Kontakt-Daten (VCards)
• Dateiaustausch

Die gesamte Familie bindet alles in ihre jeweiligen Mail- und Kalender-Clients auf den unterschiedlichsten Rechnern, mobilen Geräten mit verschiedensten Betriebssystemen an. Die Synchronisation funktioniert somit natürlich nur im heimischen WLAN oder über VPN.

Backups

Da mir meine Daten (Kalender und Kontakte) sehr wichtig sind, sichere ich die Daten regelmäßig und fertige ein Backup an.
Aktuell läuft auf dem Server, wo die Nextcloud installiert ist, ein nächtlicher Cronjob:

• der die Nextcloud in den Wartungsmodus versetzt,
  • um einen konsistenten Zustand zu erreichen,
• einen Dump der mysql-Tabellen auf Festplatte zieht,
• eine dateibasierte Sicherung anfertigt
• und schlussendlich den Wartungsmodus wieder beendet.

Der Cronjob läuft mitten in der Nacht, wenn sowieso alle schlafen. Selbst wenn das mal nicht der Fall sein sollte, verhindert der Wartungsmodus schlimmeres.
Dieses Verfahren existiert schon so seit Jahren und hat sich aus meiner Sicht bewährt. Selbst der Umzug von Owncloud nach Nextcloud sowie vom BananaPi in die virtuelle Maschine hat damit wunderbar funktioniert.

Die dateibasierte Sicherung und die Dumps ins Dateisystem sind nur ein erster Schritt. Wenn ich einzelne Kontakte oder ähnliches wiederherstellen möchte, ist das rauspfriemeln einzelner Daten nicht wirklich schön, beispielsweise eine einzelne aus Versehen gelöschte Kontakt-Karte.
Allerdings gibt es die Möglichkeit alle Kalendereinträge in eine ics Datei herunterzuladen und alle Kontakte in eine .vcf-Datei herunterzuladen. Daraus ist die Wiederherstellung aus meiner Sicht wesentlich einfacher. Wenn alle Dateien gelöscht sind, reicht ggf. sogar ein Doppelklick im Dateiexplorer auf die jeweilige Datei und es wird im Standard-Mail-Programm geöffnet. Von diesem ist dann ein Import wieder möglich. Dadurch, dass das Mail-Programm wieder in die Nextcloud synchronisiert, ist der Kontakt wieder “drin”. Natürlich war ich faul und habe dies automatisiert; wie ich dies realisiert habe, lässt sich hier nachlesen.

Die ganzen Datenkopien (wie Dumps und Exporte) sichere ich nun mit einem Backup-Programm. Da mir die Daten allgemein wichtig sind und ich auch vor Diebstahl und Feuer gewappnet sein möchte, setze ich hier auf das 3-2-1 Prinzip.

3-2-1-Prinzip

Hinweis

Hinweis: Das 3-2-1-Prinzip bedeutet in kurz:
Du hast drei Kopien auf zwei unterschiedlichen Medien, wobei eine Kopie außerhalb liegt.

Die bedeutet: Ich habe eine externe Festplatte auf die ich die Backups regelmäßig kopiere, wobei eine Kopie bei meinen Eltern liegt. Das tägliche Backup schiebe ich in die Cloud. Details siehe in diesem Blog-Artikel im Abschnitt Offsite-Backup.

Cloudspeicher

“Cloud” bedeutet hierbei irgend ein Speicherort, der Dateien aufnehmen kann. Das kann ein OneDrive, eine Dropbox, PDrive oder was auch immer sein. Bei mir ist dies aktuell ein angemieteter S3-kompatibler-Speicher.
Die Backups verschlüssele ich natürlich, daher ist es egal, wo diese im Endeffekt liegen:

• ob es nun eine externe Festplatte ist, die geklaut wird
• oder irgendein Cloud-Speicher, wo Daten abfließen können.

Das gewählte Verschlüsselungspasswort sollte daher möglichst lang und komplex sein.

Backup-Software

Als Software verwendet ich seit einiger restic in Zusammenarbeit mit resticprofile, da ich mit diesen Tools und die Backup-Jobs gut weg-automatisieren kann. Wenn ich daran denken muss, Backups zu machen, vergesse ich das nur.
Wie die Software funktioniert und bedient wird, haben Andreas und ich mal auf den Chemmnitzer LinuxTagen erzählt.

Aus meiner Sicht ist der Vorteil, dass restic

• die Daten verschlüsselt,
• den Platzbedarf mittels Deduplizierung verringert
• und ausmisten nach Regeln beherrscht, da kein Speicher unendlich ist.

resticprofile unterstützt hierbei sogar bei der Erzeugung eines möglichst langen und zufälligem Passwortes. Dadurch, dass ich Dinge automatisch in die Cloud sichere, aber lokal noch eine Festplatte habe, die ich “natürlich” (leider) nur unregelmäßig befülle, hat mir dieses Konzept schon mehrfach wortwörtlich den Hintern gerettet. Aktuell kostet mich der S3-Storage irgendwas unter 4 Euro pro Monat. Bei Interesse nach mehr Details hier klicken. Die dortige Angabe Backblaze stimmt inzwischen nicht mehr. Wegen #unplugTrump bin ich zu Hetzner StorageShare gewechselt.

Passwort-Safes

Ebenfalls seit Jahren nutze ich einen Passwort-Speicher. Bisher reichte mir ein KeePass. Später wechselte ich zu KeePassXC. Die Tresor-Datei lege ich bei mir in meinen Nextcloud-Ordner. Dort synchronisiert sich diese Datei wunderbar zwischen meinen Geräten und ist überall verfügbar, wo ich sie benötige.
Das KeePass-Tersor-Format ist recht verbreitet und es gibt für die unterschiedlichsten Betriebssysteme Software dafür. Die Client-Software für Nextcloud ist ebenso für viele Betriebssysteme verfügbar.

Dank Auto-Fill-Funktion habe ich schon länger kein Passwort mehr getippt und durch die Passwort-Würfeln-Funktion kenne ich auch gar kein Passwort mehr auswendig. Jedem Dienst ein Passwort zu verpassen, ist dadurch für mich recht einfach geworden. In letzter Zeit musste ich jedoch öfters Passwörter teilen und da hat mir KeePassXC nicht gereicht. KeeShare habe ich erst vor kurzem in einen Artikel auf gnulinux.ch entdeckt.
Aus diesem Grund habe ich mir einen Vaultwarden installiert. Vaultwarden ist auch perfekt, wenn ich Dateien oder Textschnipsel über unsichere Kanäle verschicken möchte. Die Funktion nennt sich vaultwarden-send. Über diese Funktion kann ich Dateien oder kurze Texte in den Vault hochladen und danach einen Link zum Herunterladen generieren. Zusätzlich kann ich diesen Link noch mit Passwort-Schutz und sonstigen Parameter versehen. Diesen Link kann ich ruhigen Gewissens unverschlüsselt per E-Mail verschicken. Die Daten liegen verschlüsselt auf der Server-Festplatte und löschen sich standardmäßig nach sieben Tagen selbst.

Tipps zu Vaultwarden

Standard-Einstellungen

Ich empfehle zwei Standard-Einstellungen zu ändern:

• Standard-URI Übereinstimmungserkennung auf Beginnt mit
  • das funktioniert bei mir am zuverlässigsten.
  • gerade auch in Kombination, dass im URL-Feld des jeweiligen Eintrags dann nur die Domain hinterlegt wird.
  • Das bedeutet ohne Pfade und sonstige Parameter!
  • Auffindbar derzeit unter: Einstelllungen->Automatisches Ausfüllen
• Zwischenablage leeren würde ich auf einen kurzen Zeitraum setzen, z.B. auf 30 Sekunden.
  • soweit ich mich erinnere ist der Standard niemals.
  • Auffindbar derzeit unter: Einstelllungen->Sonstiges

Leider muss die Einstellung in jedem Client einzeln gesetzt werden (Browser-Plugin, Smartphone-App usw.)

Admin-Seite

Die Admin-Seite würde ich aus Sicherheitsgründen ausschalten bzw. ausgeschaltet lassen. Wenn ich die Funktionalität doch einmal benötige, schalte ich sie kurzzeitig ein, auch wenn es zwei kurze Downtimes bedeutet.

Verständnis entwickeln

Als ich vaultwarden aufgesetzt habe, hatte ich zuerst zwei Test-Accounts angelegt. Danach habe ich eine “Organistation” und mehrere “Sammlungen” angelegt. Mit diesen zwei Accounts konnte ich dann ein besseres Verständnis der beiden Begriffe und des Berechtigungssystems erlangen.

EMail

Das ist für mich persönlich so ein großes Unlust-Thema und PITA.
Seit ich online bin, lagere ich diesen Service als Dienstleistung aus. Ich klicke mir irgendwo eine Domain und einen E-Mail-Speicherplatz und lasse das Menschen machen, die mehr Ahnung von dem Thema haben als ich. Aktuell bin ich seit Jahren sehr glücklich bei uberspace.
Ich habe bei denen mehrere Accounts (asteroid genannt). Dort lassen sich ohne Zusatzkosten Domains “aufschalten”. In deren verfügbarer Dokumentation (manual) sind die benötigten Befehle recht gut beschrieben, sofern man sich an die Kommandozeile herantraut. In deren Dokumentationsbereich namens Uberlab sind weitere Möglichkeiten beschrieben, zusätzliche Software zu installieren; inkl. Update-Schritten. Vielfach ist es nur ein copy&paste von vorgefertigten Befehlen.

Idee und Ausblick

Soweit ein Einblick in mein Setup und so wie es für mich funktioniert und bewährt hat. Ich habe versucht es kurz zu halten und bei ausufernden Themen mit Verweisen zu arbeiten.

Wer mag, kann die für sich passenden Informationen herausziehen und die eigenen Verhältnisse und Anforderungen anpassen oder ein Konzept zu entwickeln.

Auf der Wunschliste steht noch die Generierung der TLS-Zertifikate per Let’s-Encypt, da muss ich mich nochmal einlesen, wie ich dies umsetze, wenn die Systeme nicht von außen erreichbar sind.

Changelog

Liebe*r Leser*in, ich empfange täglich einige hundert E-Mails. Möglicherweise können Sie sich vorstellen, dass die Welt unter dieser Vorbedingung etwas anders auszusehen beginnt, wenn 80% der eingehenden E-Mails falsch adressiert, fehlerhaft oder einfach nur nutzlos, unpassend und nervig sind.

E-Mail-Knigge

Allgemeines

Eine E-Mail ist schnell geschrieben, aber genauso schnell abgeschickt. Da können sich schnell mal ein paar Schnitzer einschleichen und der Gegenüber schnell auf den Schlips treten. Zudem haben sich einige Regeln und Verhaltensweisen eingebürgert, die nicht nur der Höflichkeit halber befolgt werden sollten, sondern auch ein Maß an Effizienz bieten.

Denn wie in allen gesellschaftlichen Bereichen existiert auch im Internet eine Übereinkunft darüber, was als gutes Benehmen gilt und was nicht. Diese ungeschriebenen Höflichkeits- und Verhaltensformen fasst man im Internet gemeinhin unter dem Titel “Netiquette” zusammen, einem Kunstwort aus den Begriffen Net und Etiquette.

Daher gilt:

Eine E-Mail ist genauso wie ein Brief. Man sollte also nicht allzu schnell in ein persönliches Du verfallen. Ebenso gilt es die allgemeinen Höflichkeitsprotokolle einzuhalten, die es auch in der Papierwelt einzuhalten gilt. Persönliche Anrede und höflicher Ton u.s.w. Greifen Sie ruhig auf die altbewährte Anrede “Sehr geehrte Damen und Herren” zurück, wenn Sie den Empfänger Ihrer E-Mail nicht namentlich kennen.

Tippfehler

Tippfehler werden in Mailinglisten, Disskussionsforen und privater Mail werden im Gegensatz zur Snail-Mail (Brief per Post) meist toleriert. Bei gehobener und geschäftlicher Korrespondenz jedoch sollten Sie Tipp- und Rechtschreibfehler vermeiden! Ein fehlerhafter Text ist nämlich suboptimal und damit nur schlecht lesbar – und somit unhöflich.

Die oft vergessene Betreff-Zeile

Bitte denken Sie immer daran, die Betreffzeile auszufüllen!

Gern unterschätzt; und doch so wichtig: Der Betreff Ihrer Nachricht ist die erste Information, die dem Empfänger beim Öffnen seiner Mailbox angezeigt wird, und liefert damit den ersten Anhaltspunkt über den Inhalt Ihrer E-Mail. Und: Ein aussagekräftiges “Subject” lässt sich auch in einer Mailbox mit regem Durchgangsverkehr leichter wieder auffinden als eine Allerwelts-Floskel.

Zititeren

quoting

Es gibt das System des “Quotings” (Zitierens).

Es ist eine äussert praktische Methode, um zum vorher geschriebenen Bezug zu nehmen. Dabei wird dem vorher geschrieben Text, zu dem man Bezug nimmt, eine spitze Klammer (>) vorangestellt.

Beispiel:

>> Wieviel kostet Produkt X ?
> 50 Euro.
Geht das nicht billiger ?

Vielfach visuelle Darstellung:

Wieviel kostet Produkt X ?

50 Euro.

Geht das nicht billiger ?

Erklärung

Der erste Satz stammt aus der ersten Mail und ging somit schon dreimal durch das Internet. Würde man nur den letzten Satz in der Mail erwähnen, wüsste die Gesprächspartner*in den Kontext des vorhergegangenen nicht mehr. Gerade bei etwas längeren Diskussionen ist das von Vorteil. Einige E-Mail-Programme beherrschen sogar die unterschiedliche Einfärbung der Quotings.

Auf Quotings zu verzichten empfiehlt sich nicht, da die Gesprächspartner*in bei längeren Konversationen die unterschiedlichen Gesprächsfetzen nicht mehr auseinander halten kann. Auch die Zuordnung der zugehörigen Autor*innen wird erschwert. Gerade bei länger unterbrochener Kommunikation, oder wenn der Gesprächspartner*innen mehrere 100 Mails pro Tag empfängt, wie z.B. Hotlines, ist ein Einstieg in die Diskussion einfacher.

Und jetzt mal ehrlich: sieht das nicht auch ein wenig wunderlich aus, wenn man erst die Antwort erhält und dann die Frage gestellt bekommt? (Mal abgesehen von irgendwelchen Gameshows, wo das üblich ist.)

Daher ist es angebracht, die bezugnehmende Antwort unter den zitierten Text zu schreiben. Dann kann sich der Gegenüber nochmals den vorhergehenden Schriftverlauf durchlesen und somit leichter in die Kommunikation einzusteigen. Auch empfiehlt es sich die E-Mail zu kürzen und nur den wirklich wichtigen Teil der E-Mail zu zitieren. Eine Leerzeile wirkt Wunder und ein [...] für ausgelassen Text versteht aus meiner Erfahrung heraus auch jede*r. Da die meisten mobilen Internet-Benutzer*innen noch hinter einem langsamen Mobilfunknetz sitzen mit wenig Datenvolumen oder geriner Datenrate, erfordert es schon die Höflichkeit nicht einen ganzen Rattenschwanz an E-Mail mit der gesamten Kommunikation, Datei-Anhängen etc. zu versenden, sondern sich auf das Wesentliche zu beschränken.

Originalartikel am Ende?

Warum soll ich den Originalartikel nicht am Ende anhängen?

Die meisten Menschen lesen einen Artikel von oben nach unten. Wer nicht? Oft ist das Ende eines Artikels nicht auf dem Bildschirm oder im Fenster zu sehen. Wenn Sie den kompletten Artikel Ihres Vorredners am Ende Deines Postings anhängen, können viele Leute nicht abschätzen, ob Sie noch etwas dazu schreiben oder nicht. Deshalb müssen sie erst bis zum Ende durchblättern, um festzustellen, dass da doch nichts neues mehr kommt. Das ist gerade für Vielleser ärgerlich. Bitte bedenken: auch das Überfliegen eines Artikels bis zum Ende kostet Zeit, und nicht nur der einzelne, sondern alle Artikel zählen.

Ausserdem widerspricht das Anhängen des kompletten Vorgängerartikels dem Prinzip, nur das zu zitieren, worauf man sich bezieht. Abgesehen davon muss ja nicht jeder Artikel x-mal (nämlich in jeder Antwort und jeder darauf folgenden Antwort usw.) neu verbreitet werden; die Übertragungs- und Speicherkosten würden innerhalb kürzester Zeit explodieren.

Und nicht jeder hat eine große Internet-Leitung, eine gute Mobilfunkversorgung jederzeit verfügbar. Auch das Datenvolumen ist bei vielen begrenzt.

Größe der E-Mail

Die meisten Personen möchten nicht 5 Minuten auf das Herunterladen eine E-Mail warten. Dateinanhängsel (=Attachments) sollten Sie somit nur nach Aufforderung mitsenden. Der Geldbeutel dank’s. Viele lesen E-Mails unterwegs und auch hier verbraucht jede E-Mail mit Anhang das ggf. knappe Datenvolumen. Auch unaufgeforderte Werbe-E-Mails (sogenannter Spam) wird verachtet.

Das E-Mail-Protokoll ist alt. Es war nur für Text-EMails gedacht und nicht für riesengroße Anhänge. Alles was nicht Text ist, muss umgewandelt werden. Die Umwandlung macht den Anhang um ca. den Faktor 1,4 größer.

Maximalgröße einer E-Mail

Aus einer Maximalgröße einer E-Mail (inkl. Anhang) von 25 MB Brutto sind dies Nettogröße : 1,4 = 17,8 MB

Und in Dauernd-Edge-Land ist es auch nicht erbaulich sich große Attachments herunterzuladen.

Die Nutzer*innen und Provider wehren sich mit unterschiedlichen Maßnahmen. Falls man zu sehr auffällt, wird man in eine Blockier-Liste geschrieben und die Mailserver des Providers des Gegenüber nehmen keine Mails mehr von einem an. Manchmal schicken sie die Mail postwendend zurück; einige entsorgen sie aber auch unkommentiert im digtialen Mülleimer. Evtl. richten die Nutzer selber einen Filter ein und sämtliche Mails werden nicht mehr gelesen, sondern wandern gleich ins digitale Nirwana. Daher sollte man Schlagwörter wie SEX und earn more money gleich vermeiden. (Auch wenn sex im Englischen Geschlecht bezeichnet und somit medizinische Fach-Artikel ebenfalls rausfallen).

Auch sollte man beachten, dass einige Surfer*innen noch Ihr geliebtes veraltetes Mailprogramm benutzen oder auf einem kleinen Handybildschirm arbeiten, der nur 80 Spalten anbietet. Ein großer Softwarehersteller hat diese berühmte Eigenschaft, dass sie die E-Mail in einer Zeile schreiben. Mann kann verstehen, wenn die Surfer*innen verärgert ist, weil sie beim Erhalt der E-Mail nur eine einzige Zeile erhält. Das macht das Lesen und Beantworten der E-Mail schwerer. Daher sollte man eine automatischen Zeilensprung nach 72 Spalten bei seinem Lieblings-E-Mail-Programm einstellen. Dann kann man immer noch quoten. Gerade bei Mailing-Listen stößt so etwas sonst auf wenig Verständnis; evtl. wird die Mail gar nicht erst gelesen. Man sollte Vorsicht walten lassen und die Mitleser nicht gleich bei der ersten Mail zu verärgern. Daher empfiehlt es sich die ersten Tage nur mitzulesen und die allgemeine Umgangsformen, Philosophien und Schreibweisen kennenzulernen. (Meist gibt es aber ein lockeres “Du”). Vielleicht gibt es ja auch eine gepflegte FAQ (Oft gestellte Fragen), in die man erst hineinschauen sollte, um nervende Anfängerfragen zu vermeiden.

Formatierung (HTML-Mails, Javascript)

Aber eine E-Mail ist noch mehr. Sie kann auch Gefühle und Emotionen überbringen. Eine Möglichkeit ist mit Emoctions (Emotions + Icons) zu arbeiten. Das sind um 90° Grad gedrehte Smilies.

Im Netz gibt es tausende solcher Sammlungen. Ein einfaches Beispiel ist der lachende Smilie :-) oder der verärgerte :-(

Grundsätzlich verzichten sollten Sie auf GROSSGESCHRIEBENE und G E S P E R R T E Wörter, da diese als schreien interpretiert werden. Schließlich möchte man ja etwas von seinem Gegenüber.

Auch sollte man mit Spielerein wie HTML-Mails, Javascript vorsichtig sein. Ersten sind es potentielle Sicherheitslöcher und meistens unerwünscht. Ältere E-Mail-Programme können diesen Schnick-Schnak zudem nicht interpretieren und zeigen dann nur den reinen HTML-Code an. Dort den eigentlichen Informationsgehalt herauszufiltern ist für den Gesprächspartner meist recht mühselig. Auch hat jeder ein anderes Farbempfinden. Jede Zeile in einer anderen Schriftart und einer anderen Farbe zu verfassen, ist für das lesende Gegenüber meist nur nervtötend.

Dateianhänge (Attachments)

Dann wären wir auch schon bei den Attachments, den sogenannten Datei-Anhängen. Nicht nur, dass sie potentiell Viren enthalten können, man muss auch noch davon ausgehen, dass der Gegenüber auch das jeweilige Format anzeigen und somit lesen kann.

Größere Datei-Anhänge sollte man grundsätzlich komprimieren. Das zip-Format hat sich hier als Standard herauskristallisiert. Falls die E-Mail größer als 100kb wird, sollte man sich mit dem Gesprächspartner absprechen. Dann kann er sich darauf einstellen und die E-Mails im günstigeren WLAN abholen. Auch beachten sollte man, dass die meisten E-Mail-Postfächer in ihrer Größe begrenzt sind.

Wenn es Textdokumente sind, sollte man sie gleich in eigenen Mail-Text mit einfügen. Wenn es denn unbedingt mit Formatierung sein muss, dann sollten Sie das RichTextFormat (Endung .rtf) verwenden. Dieses Format versteht eigentlich jedes Textverarbeitungs-Programm.

Langsam setzt sich auch das portableDocumentFormat durch (Endung .pdf). Dieses Format kann zudem keine Makro-Viren enthalten und die Lese-Software ist für nahezu jedes Betriebs-System kostenlos verfügbar. Jedoch sollte man sicher sein, den jeweils aktuellste Software installiert zu haben. Eine spezielle Formatierung erlaubt bei alten Versionen einen Pufferüberlauf, der im günstigsten Fall nur ein Abstürzen der Lese-Software zur Folge hat. So manche Bewerbung ist gleich im Mülleimer gelandet, nur weil der zukünftige Chef in spe gerade kein Word installiert hatte (Kein Zeit, kein Lust, Unvermögen). Bei Bildern sollte man sich an Standards halten und nur Bilder im jpeg-Format (.jpg bzw. .jpeg) oder im .gif-Format. Nicht jeder hat die Präsentationssoftware vom Software-Monopolisten auf der Festplatte. Eine recht gute kostenlose Alternative bietet hier OpenOffice und LibreOffice, welches schon in vielen Sprachen und den vielen Betriebssystem-Plattformen verfügbar ist. Die Importfilter sind inzwischen sehr gut.

Aktelle Diskussionen zeigen, dass man zudem nicht unüberlegt jedes Attachment öffnen sollte. (Siehe I-LOVE-YOU-Virus, Emotet, Crypto-Trojaner, Verschlüsselungs-Trojaner) Grundsätzlich sollte man aufpassen, wenn man von einer Bekannte*n unaufgefordert eine E-Mail mit Anhang zugeschickt bekommt. Dann sollte man vorher noch mal rückfragen, ob die E-Mail wirklich von der Absender*in versandt wurde. Wenn der Bekannte*r dann auch noch in englisch schreibt, obwohl die vorhergehenden immer in deutsch waren oder die Absender*in unbekannt ist, sollten spätestens jetzt alle Alarmglocken läuten. Dann empfiehlt es sich nur, die E-Mail schnellstens zu löschen und einen aktuellen Virenscanner zu besorgen.

Beantwortungszeit

Ich lese E-Mails meist regelmäßig, d.h. aber nicht dass ich sie sofort beantworte. Entweder habe ich gerade viel zu tun, muss über die Antwort noch einmal nachdenken, evtl. keine Lust oder ich habe schlicht keine Zeit sie sofort zu beantworten - selbiges gilt für andere Kommunikationsformen wie z.B. Messenger und soziale Medien.

Anrufbeantworter

Ein sehr umstrittenes und mein letztes Thema:

Wenn Sie urlaubsbedingt oder aus anderen Gründen mehrere Tage nicht an Ihre Mails denken möchten:

Schalten Sie doch einfach Ihren “Anrufbeantworter” für E-Mails, die Abwesenheitsschaltung, ein. Wer Ihnen dann eine E-Mail schickt, erfährt postwendend, dass und wie lange er auf eine Antwort warten muss.

Eine Netzies stören sich hingegen an der zusätzlichen und Ihrer Meinung nach unnötigen Mail.

Es ist wie im richtigen Leben. Einige verabscheuen die “Eiserne Emma” einige lieben sie.

Für E-Mail-Listen gilt:

Kein Anrufbeantworter. Unbedingt für die Zeit der Abwesenheit aus der Liste austragen, falls man einen Anrufbeantworter verwendet. Bei hochfrequentierten Listen macht es keinen guten Eindruck, wenn jede Mail auf der Liste vom eigenen Anrufbeantworter beantwortet wird, die dann ja wieder durch die gesamte Liste geht; somit auch an einen selber, die dann wieder per Anrufbeantworter beantwortet wird …

Zu guter Letzt

Wenn die E-Mail geschrieben ist, empfiehlt es sich, die E-Mail nochmals durchzulesen, ggf. zu korrigieren und dann erst abzuschicken.

Erläuterungen zu den verwendeten Subdomains.

Subdomains

no-spam.rainerrose.de / keine-werbung.rainerrose.de

Wie die Sub-Domains schon aussagen, verbitte ich mir über die Aliase (der Teil vor dem @) dieser Domain jeglichen Spam, Werbemüll, Kettenbriefe, übergroße Anhänge und sonstige Nerv-Mails.

Die Filter dieser Domain sind normalerweise recht restriktiv eingestellt, so dass z.B. IP-Blacklists oder andere Wegwerf-Regeln recht früh zuschlagen. [Benutzen Sie bitte den zugewiesen Alias]{.underline} mit Ihrer gewohnten E-Mail-Adresse. Beachten Sie auch bitte meinen E-Mail-Guide.

Beispiele für Müll:

• Kaputte E-Mails (kein Betreff, falsche Message-ID's),
• E-Mails an Aliases dürfen nur von bestimmten E-Mail-Adressen angeschrieben werden
• einige bekannte Spam-Domains sind generell gesperrt

Fühlt sich ein Filter, der auf dem E-Mail-Server arbeitet, zuständig, schlägt er sofort zu und schiebt die Mail sofort in den digitalen Mülleimer. Achten Sie also im eigenen Interesse drauf, dass Ihr Provider, Computer oder E-Mail-Account keine Spams versendet und die E-Mail allgemein gültigen Spezifikationen und Kommunikationsregeln (z.B. kein leeren Betreff) entspricht, da ich solche E-Mails werde ich nie zu Gesicht bekommen werde, weil sie vorher schon entsorgt werden. Die nächste Hürde, die die E-Mails nehmen müssen sind meine Filtereinstellungen meines E-Mail Programms. Auch hier wird fleißig aussortiert und in Unterordner verschoben. Teilweise rufe ich gewisse E-Mail-Konten auch nur recht unregelmäßig ab.

Keine Antwort erhalten?

Siehe Artikel “Keine Antwort?”.

Bitte beachten Sie, dass für manche betreuungsintensive Projekte eigene E-Mail Kontaktadressen und Telefonnummern eingerichtet wurden.

Bitte beachten, dass für manche betreuungsintensive Projekte eigene E-Mail Kontaktadressen und Telefonnummern eingerichtet wurden.

Kontaktmöglichkeiten

Solche speziellen Kontaktmöglichkeiten sind in der Regel zu bevorzugen. Falls Kontaktinformationen im Rahmen eines Projekts veröffentlicht oder anderweitig weitergereicht werden sollen, bitte ich um vorherige Absprache.

Keine Antwort erhalten?

Dann diesen Post lesen.

Antwort auf E-Mails erwünscht?

Dann bitte den E-Mail-Guide beachten.

Folgendes gilt für alle Nachrichten via

• E-Mail
• Anrufbeantworter / Mailbox
• Nachrichten aus Messengern
• Nachrichten in sozialen Netzwerken
• Briefe

Dafür kann es drei Gründe geben:

1. Ich bin gerade zu beschäftigt.
2. Ich muss für die Antwort erst noch ein paar Dinge recherchieren.
3. Möglicherweise erfordert die Antwort eine Abstimmung mit anderen Personen.
4. Ich habe gerade keine Lust zu antworten.
5. Ich muss mir erst eine Antwort überlegen oder mich entscheiden, was ich antworte.
6. Die E-Mail kommt von einer Domain, die E-Mail-Spam versendet.
   E-Mails von diesen Domains werden automatisch und sofort gelöscht
   Ich werde sie nicht beachten.
   Benutzen Sie bitte einen anderen ISP / Zugangsprovider !
7. Ihre E-Mail beinhaltet Elemente, die oft in SPAM E-Mails vorkommen. Zum Beispiel HTML Body, gefaked Addressen, ungültige Message-ID, ungültiges Reverse-Lookup.
   Die meisten dieser SPAM- und SPAM-like E-Mails werden automatisch gelöscht, einige werden in spezielle Ordner gespeichert, die ich nur unregelmäßig durchsehe.

Zusammengefasst für E-Mails

Blocklist

Diese E-Mails werden noch nicht mal angenommen, ich werde sie also nie sehen!

• ungültiges Reverse-Lookup
• www.spamhaus.org/sbl

• blocked Domains: siehe Blocklist (Bitte einen anderen ISP benutzen!)
• blocked From-Addressen: (Bitte einen anderen Account benutzen!)
• blocked to-Addressen: no_reply@Domain (Bitte gültige Adresse benutzen)
• blocked Spam-Elemente: (MASSIG GROSSCHREIBUNG,HTML,SPAM-likely-Inhalt vermeiden)